Procesos de planeación y Gestión de la comunicación

Hola Manager Project 

Hoy traemos para ti nuevas herramientas para tu proyecto para que tengas en cuenta como debe ser la planeación y comunicación dentro de tu estructura, para potenciar y controlar tu proyecto de la manera adecuada.

La planificación es un proceso que ayuda a las organizaciones con la toma de decisiones y la creación de tareas. Las empresas utilizan procesos de planificación para crear nuevos productos, estrategias de marketing y manuales de operaciones. Esencialmente, la planificación asegura que el trabajo de una organización sea eficaz y eficiente. La planificación también garantiza que toda la información necesaria se recopile y comparta entre los empleados. Sin la gestión de la comunicación, los procesos de planificación serían mucho menos efectivos.

La planificación ayuda a una organización con la gestión de recursos y el desarrollo de estrategias. Es una parte importante de cada proceso comercial y crea un registro de decisiones. Por lo general, los gerentes planifican su trabajo creando documentos u hojas de cálculo detallados. Esto les permite asignar tareas, priorizar el trabajo y evaluar el desempeño de sus empleados. Tener expectativas claras para los empleados durante la planificación garantiza que se cumplan los objetivos de trabajo y que los recursos se utilicen de manera eficaz. Además, las auditorías periódicas de los proyectos planificados ayudan a los gerentes a identificar cualquier problema con la administración de recursos.

La comunicación es un componente esencial de todos los procesos comerciales; es cómo las empresas interactúan con sus clientes. El marketing es cuando las empresas crean materiales informativos para el público, como folletos o sitios web. Los gerentes también usan la comunicación cuando interactúan con los miembros del personal o crean políticas para el comportamiento de los empleados. Las buenas habilidades de comunicación aseguran que toda la información necesaria se comparta entre empleados y clientes. Esto evita malentendidos y mantiene felices a ambas partes.

Los procesos de planificación son mucho más efectivos cuando incluyen la comunicación entre los empleados. Cada empleado necesita comprender los objetivos de cada parte del proceso y las expectativas de su trabajo. Además, los empleados deben poder comunicarse de manera eficiente entre sí durante las sesiones de planificación de proyectos. Las auditorías de comunicación de los empleados, donde los gerentes discuten los problemas con las habilidades de comunicación de sus empleados, son excelentes herramientas para los procesos de planificación. Planets revisa la comunicación de los empleados para identificar rápidamente los problemas y solucionarlos antes de que los problemas se intensifiquen.

La gestión de la comunicación es esencial para los procesos de planificación efectivos; sin ella, las empresas no podrían administrar de manera efectiva sus recursos o compartir información con sus clientes. ¡Es por eso que las buenas habilidades de comunicación son tan vitales para el éxito en cualquier industria!

Estructura de desglose del trabajo EDT

En este sistema aprenderemos a desglosar nuestros objetivos principales en objetivos más pequeños para poder organizarnos de un manera mucho mejor y mucho más práctica ya que está estructura nos permite un manejo más apropiado de cada una de nuestras actividades.

Aquí un pequeño ejemplo:

De esta manera podremos desglosar nuestras actividades y monitorear de una manera más práctica el avance de nuestro proyecto.

Para elaborarlo deberás tener en cuenta varios aspectos de tu proyecto:

1 crea un lista de entregables 

2 Crea una estructura de entregables por niveles

3 Subdivide los entregables en paquetes de trabajo (PdT)

De esta manera podrás convertir el proyecto más simple, en un proyecto altamente efectivo en el que podrás manejar y monitorear a tu antojo cada una de las fases de tu proyecto.

Una vez tengamos cada una de las fases de nuestro EDT podremos organizar nuestros grupos de trabajo con los cuales aremos posible que nuestro proyecto comience a tener la forma deseada, ya que de una forma cuantitativa y cualitativa estaremos monitoreando cada una de dichas fases.

Para esto deberemos tener en cuenta que estos grupos de trabajo deben ser escogidos con rigor ya que deberán llevarse acabo cada uno de los objetivos planteados ya que hay muchas actividades que para su continuidad dependerán de la anterior y de no cumplirse a calidad la anterior entraremos en retrasos de cada uno de los entregables.

También deberemos definir puntos de control dentro de nuestra EDT para tener el control absoluto sobre cada una de nuestras fases.

Debe tener una estructura de desglose del trabajo antes de comenzar a trabajar. De esta manera, puede planificar el trabajo y asignar tareas en consecuencia, haciendo que su trabajo sea más eficiente, así como más fácil de entender y completar. 

Una estructura de desglose del trabajo bien diseñada tiene números en el nivel inferior y tareas detalladas en el siguiente nivel superior.

El director de proyecto asignado a su proyecto, o usted mismo, debe estar familiarizado con esta estructura y ser capaz de explicársela a los demás miembros del equipo.

Debe establecer metas para su proyecto antes de comenzar cualquier trabajo. Si lo hace, lo ayudará a mantenerse al día con las tareas asignadas y evitará perder tiempo con problemas imprevistos. 

A continuación, debe crear una EDT para cada sección de su plan de proyecto desglosando el objetivo principal en tareas individuales. Cada tarea tiene un marco de tiempo estimado asociado y lo ayudará a mantenerse organizado a medida que avanza con su trabajo. Sabrá exactamente lo que debe hacerse y dónde se encuentran todos los recursos necesarios cuando trabaje con una EDT bien diseñada.

Una EDT bien desarrollada garantiza que cada tarea se complete a tiempo, dentro del presupuesto y con los resultados deseados. Es una herramienta invaluable en el arsenal de cualquier profesional cuando trabaja con grandes proyectos o asignaciones. Todos los miembros del personal de una organización deben saber cómo usar su WBS cuando trabajan en proyectos.

Te invitamos a conocer está nueva manera de abarcar cada uno de tus proyectos, para que dejes atrás esos proyectos fracasados esos proyectos inconclusos a los cuales ya no les prestas atención, quizás solo fue por la falta de conocimiento, conocimiento el cuál hoy ya tienes y puedes empezar a aplicar de manera inmediata para que tus proyectos dejen de fracasar.

Recuerda que un proyectos fracasado no solo frena tus metas sino que también te roba tus sueños y las ganas de seguir adelante.

Así que asegúrate de estar el día de hoy decidido a empezar con tu EDT para empezar a soñar en Grande.